1. Portée et responsable
Cette politique décrit les pratiques applicables au site nordcom.ca, à son formulaire de contact et aux messages transmis à Nordcom par l’intermédiaire du site. Elle complète les politiques et pratiques internes de gouvernance des renseignements personnels de Nordcom.
Le titre du responsable de la protection des renseignements personnels est Responsable de la protection des renseignements personnels. Pour une question, une demande d’accès ou de rectification, un retrait de consentement ou une plainte, écrivez à info@nordcom.ca ou utilisez l’adresse postale indiquée dans le résumé.
2. Renseignements recueillis et moyens de collecte
Lorsque vous utilisez le formulaire, Nordcom recueille votre nom et votre adresse courriel, ainsi que le message que vous choisissez de transmettre. Le nom de l’entreprise, le numéro de téléphone et le sujet d’intérêt sont facultatifs.
Des renseignements techniques limités peuvent aussi être traités pour livrer et protéger le site : adresse IP, date et heure, page demandée, en-têtes de requête et signaux de sécurité. Cloudflare peut déposer un témoin strictement nécessaire, notamment __cf_bm, pour détecter les requêtes automatisées et protéger le service.
Le site ne demande aucun renseignement financier, médical, mot de passe ou clé d’accès. N’inscrivez pas de renseignement hautement sensible dans le formulaire.
3. Fins, choix et consentement
Les renseignements fournis servent à recevoir, comprendre, acheminer et répondre à votre demande, à assurer le suivi demandé, à protéger le formulaire contre les abus et à respecter les obligations légales applicables.
Le consentement demandé sous le formulaire est distinct et vise cette seule fin. Vous pouvez laisser les champs facultatifs vides ou communiquer plutôt par téléphone ou par courriel. Un retrait de consentement peut être demandé en tout temps; il s’applique pour l’avenir et peut empêcher Nordcom de poursuivre le traitement d’une demande.
Le site n’utilise pas de témoin publicitaire, d’outil d’analytique marketing, de profilage ni de décision automatisée. Si une telle fonction est ajoutée, elle devra être expliquée et, lorsqu’un consentement est requis, demeurer désactivée jusqu’à votre choix.
4. Accès, communication et traitement hors Québec
L’accès est limité aux membres de l’équipe qui doivent recevoir ou traiter la demande. Les renseignements peuvent aussi être traités par des fournisseurs nécessaires au fonctionnement du site, notamment :
- Cloudflare, pour l’hébergement, la livraison, la protection réseau et les mécanismes antiabus;
- SMTP2GO, pour transmettre le contenu du formulaire à la boîte courriel désignée par Nordcom;
- les fournisseurs de messagerie et de services TI utilisés pour recevoir, sécuriser et conserver la correspondance.
Ces fournisseurs peuvent exploiter une infrastructure située à l’extérieur du Québec. Toute communication hors Québec doit être évaluée et encadrée conformément aux exigences applicables. Nordcom peut aussi communiquer un renseignement lorsque la loi l’autorise ou l’exige.
5. Conservation, destruction et sécurité
Le site ne conserve pas les soumissions dans une base de données Web. Une demande valide est transmise à Nordcom sous forme de courriel et peut ensuite faire partie d’un dossier de prospect ou de client lorsqu’un suivi est entrepris.
La correspondance est conservée seulement pendant la période nécessaire aux fins décrites, au suivi de la relation d’affaires et aux obligations légales applicables. Elle est ensuite détruite de façon sécuritaire conformément au calendrier de conservation de Nordcom. Vous pouvez demander la durée applicable à votre dossier au responsable.
Nordcom applique des mesures proportionnées à la nature des renseignements, notamment le chiffrement en transit, des contrôles d’accès, la validation des requêtes, une vérification antirobot, l’absence de mise en cache des réponses du formulaire et des en-têtes de sécurité restrictifs. Aucun moyen de transmission n’offre toutefois une sécurité absolue.
6. Vos droits et le traitement des plaintes
Sous réserve des règles prévues par la loi, vous pouvez demander :
- l’accès aux renseignements personnels que Nordcom détient à votre sujet;
- leur rectification ou leur mise à jour;
- le retrait de votre consentement pour l’avenir;
- la communication de renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque le droit à la portabilité s’applique;
- l’examen d’une préoccupation ou d’une plainte liée à la vie privée.
Adressez votre demande au responsable à info@nordcom.ca. Nordcom peut vérifier votre identité avant de répondre et traite les demandes dans les délais prévus par la loi.
7. Mineurs, liens externes et modifications
Le site s’adresse aux organisations et n’est pas conçu pour recueillir sciemment des renseignements auprès de personnes de moins de 14 ans. Les sites externes liés depuis nordcom.ca appliquent leurs propres pratiques de confidentialité.
Nordcom publiera sur cette page toute modification importante et en indiquera la date. Lorsque la loi l’exige, un avis sera diffusé par un moyen propre à atteindre les personnes concernées.